Geschäftsprozesse automatisieren mit AI und Zapier

Geschäftsprozesse automatisieren mit AI und Zapier

In einer Welt, die sich rasant weiterentwickelt und in der Effizienz und Schnelligkeit entscheidend sind, hat die Automatisierung einen unverzichtbaren Platz eingenommen. Unternehmen jeder Größe nutzen zunehmend Automatisierungstools, um repetitive Aufgaben zu vereinfachen, die Produktivität zu steigern und die Effizienz zu verbessern. In diesem Kontext haben sich Zapier und Make (ehemals bekannt als Integromat) als zwei der führenden Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen etabliert.

Während Make für seine fortgeschrittenen technischen Möglichkeiten und seine Fähigkeit, komplexe Unternehmensprozesse abzubilden, bekannt ist, stellt Zapier einen benutzerfreundlichen Ansatz zur Verknüpfung verschiedener Anwendungen bereit. Dieser Beitrag konzentriert sich auf Zapier, ein Tool, das sich durch seine Einfachheit und Effektivität auszeichnet und eine breite Palette von Anwendungen und Services miteinander verbinden kann.

Was ist Zapier?

Zapier ist ein Online-Automatisierungstool, das es ermöglicht, verschiedene Webanwendungen miteinander zu verknüpfen, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Es fungiert als Bindeglied zwischen über 6.000 verschiedenen Apps, darunter bekannte Namen wie Gmail, GPT, Slack und Dropbox. Durch die Verbindung verschiedener Apps und Dienste ermöglicht Zapier seinen Nutzern, maßgeschneiderte Automatisierungslösungen zu erstellen, die genau auf ihre individuellen Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten sind.

Ein Beitrag von

Prof. Dr. Dr. Roman Egger
Innovation and Management in Tourism

Smartvisions.at
 

Links

Zapier Make

Funktionsprinzip von Zapier

Zapier funktioniert auf der Basis von "Zaps" – das sind automatisierte Workflows, die zwei oder mehr Apps miteinander verbinden. Ein Zap besteht aus einem "Trigger", also einem Ereignis in einer App, das eine Aktion in einer anderen App auslöst.

Die Benutzeroberfläche von Zapier ist intuitiv gestaltet. Nutzer können Zaps mit einem einfachen, schrittweisen Prozess erstellen, bei dem sie den Trigger und die darauffolgenden Aktionen auswählen. Zapier bietet auch fortgeschrittene Funktionen wie Filter, bedingte Logik und Formatierungsoptionen, um die Automatisierung weiter zu verfeinern.

Die Integration von AI in Zapier

Zapier integriert zunehmend auch Künstliche Intelligenz (KI) in seine Plattform. Diese AI-Features ermöglichen es den Nutzer:innen, intelligentere, datengetriebene Entscheidungen zu treffen und ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Beispielsweise kann Zapier durch KI-gestützte Algorithmen Muster in Daten erkennen, Vorhersagen treffen und automatische Aktionen basierend auf diesen Erkenntnissen auslösen.

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in Automatisierungsprozesse kann im Tourismussektor besonders nützlich sein, wie die folgenden Beispiele exemplarisch verdeutlichen:

  • Automatische Antwort auf Kund:innenanfragen: Zapier kann mit KI-basierten Chatbots verbunden werden, um automatisch auf häufig gestellte Fragen von Kund:innen zu antworten. Dies kann bei Anfragen zu Verfügbarkeiten, Preisen oder speziellen Angeboten hilfreich sein.
     
  • Automatisierte Buchungsbestätigungen: Zapier kann dazu verwendet werden, um automatisierte Buchungsbestätigungen und Reiseinformationen zu versenden, sobald eine Buchung vorgenommen wird.
     
  • Feedback- und Bewertungsanalyse: KI kann eingesetzt werden, um Kund:innenfeedback und Online-Bewertungen zu analysieren. Zapier kann dann automatisch auf positive oder negative Bewertungen reagieren oder zusammengefasste Berichte an das Management senden.
     
  • Preisoptimierung: KI kann bei der Analyse von Marktdaten und Trends helfen, um optimale Preise für Unterkünfte, Touren oder Pauschalreisen zu ermitteln. Zapier kann diese Daten automatisch aktualisieren und an verschiedene Buchungsplattformen senden.
     
  • Erinnerungen und Reisehinweise: Zapier kann automatisierte Erinnerungen und Reisehinweise an Kund:innen senden, beispielsweise Informationen zu bevorstehenden Check-in Zeiten oder speziellen Veranstaltungen am Reiseziel.

 

Wie Zapier mit AI funktioniert – ein Beispiel

Zielsetzung: Wir wollen Bewertungen unsere Hotels auf Booking.com überwachen, indem wir eine Sentimentanalyse durchführen (erkennen welche Reviews positiv bzw. negativ sind). Bei einem neuen negativen Review möchten wir via WhatsApp benachrichtigt werden.

  1. Verbinden der Trigger-App – Booking.com: Der erste Schritt besteht darin, Booking.com als Ihre Trigger-App einzurichten. Dies kann durch die Verwendung eines spezialisierten Tools geschehen, das Bewertungen von Booking.com erfassen und an Zapier weiterleiten kann. Sobald eine neue Bewertung eingegangen ist, wird Ihr Workflow aktiviert. Hier ist es wichtig, dass alle relevanten Informationen der Bewertung, wie der Text der Bewertung und die Bewertungspunkte, für die folgenden Schritte erfasst werden.
  2. Senden der Bewertungsinformationen an Ihr AI-Analyse-Tool: Im zweiten Schritt leitet Zapier die erfassten Informationen der Hotelbewertung an ein AI-Tool zur Sentiment-Analyse weiter. Dieses Tool könnte beispielsweise ein spezialisiertes Sentiment-Analyse-Tool wie MonkeyLearn sein, welches die Stimmung in Texten erkennen kann. Das AI-Tool analysiert den Text der Bewertung und bestimmt, ob es sich um eine positive, neutrale oder negative Rückmeldung handelt.
  3. Benachrichtigung über WhatsApp bei negativen Bewertungen: Basierend auf den Ergebnissen der Sentiment-Analyse entscheidet Zapier, welche Aktion als nächstes durchgeführt werden soll. Bei einer negativen Bewertung wird ein automatisierter Prozess ausgelöst, der eine Nachricht über WhatsApp sendet. Diese Nachricht kann Informationen zur Bewertung enthalten und signalisiert, dass eine negative Rückmeldung eingegangen ist. So können Sie oder Ihr Team umgehend reagieren.

 

Dieser Beispiel-Workflow ermöglicht eine effiziente Überwachung und Reaktion auf Kund:innenfeedback. Durch die Automatisierung der Datenerfassung, Analyse und Benachrichtigung können Sie in diesem Beispiel schneller auf wichtige Kund:innenrückmeldungen reagieren und die Gästezufriedenheit sowie das Online-Reputationsmanagement Ihres Hotels verbessern.

Zapier unterstützt sie bei der Erstellung des Workflows dabei selbst mit Hilfe von AI. Sie beschreiben lediglich was sie machen wollen, und Zapier schlägt ihnen ein passendes Zap vor.

Durch die Vielzahl der verknüpfbaren Apps sind ihre Möglichkeiten der Automatisierung beinahe unbegrenzt. Es ist jedoch zu bedenken, dass man für jede einzelne App ebenfalls einen Zugang benötigt, wodurch die Kosten deutlich steigen können.

Zapier bietet zum Testen ein kostenloses Paket an, dies beinhaltet 5 Zaps und 100 Tasks im Monat. Das Starter-Paket kostet rund $20, dafür erhalten Sie 20 Zaps und 750 Tasks pro Monat.